Regulamin Licytacji Elektronicznej Internetowego Systemu Składania Ofert

---

Niniejszy regulamin określa szczegółowe warunki organizacji, udziału i przeprowadzania licytacji elektronicznej prowadzonej przez Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji.

 

§ 1.
Słownik pojęć

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. licytacji – należy przez to rozumieć elektroniczną licytację , której zasady, warunki organizacji, udziału i przeprowadzania określa niniejszy regulamin;
2. najkorzystniejszej ofercie – należy przez to rozumieć ofertę z najniższą ceną, odnoszącą się do przedmiotu zamówienia określonego w specyfikacji;
3. wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która złożyła ofertę
4. zamawiającym – należy przez to rozumieć organizatora licytacji - Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji z siedzibą: ul. Włókiennicza 4, 15 – 465 Białystok;
5. stronie licytacji – należy przez to rozumieć stronę www.licytacje.bosir.bialystok.pl, na której prowadzona jest licytacja.

§ 2.
Organizator licytacji

1. Zamawiający przeprowadza licytacje na stronie www.licytacje.bosir.bialystok.pl.
2. Do zadań Zamawiającego należy czuwanie nad przebiegiem licytacji, w tym weryfikacja dokumentów, o których mowa w § 4 ust. 2..

§ 3.
Przedmiot i cel licytacji

1. Przedmiotem licytacji elektronicznej jest realizacja dostaw oraz usług, o wartości nie przekraczającej kwoty określonej w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2010 r. Nr 113, poz. 759 z późn. zm.).
2. Licytacja elektroniczna ma na celu wybór najkorzystniejszej oferty.
3. Opis przedmiotu licytacji elektronicznej zawarty jest w specyfikacji zamówienia zamieszczonej na stronie licytacji.
4. Wszystkie oferty Wykonawca zobowiązany jest podawać w kwocie brutto.
5. Celem licytacji jest wprowadzenie elementu konkurencyjności, w związku z tym licytację uznaje się za ważną jeżeli minimum dwóch Wykonawców weźmie w niej udział.

§ 4.
Warunki udziału w licytacji

1. W licytacji może wziąć udział każdy Wykonawca, który wypełni formularz rejestracyjny znajdujący się na stronie licytacji.
2. Warunkiem dopuszczenia do udziału w licytacji elektronicznej jest również przesłanie drogą elektroniczną na adres licytacje@bosir.bialystok.pl następujących dokumentów:
• aktualnego odpisu z właściwego rejestru albo aktualnego zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej,
• aktualnego odpisu nadania numeru identyfikacyjnego NIP oraz REGON.
3. Do licytacji elektronicznej nie zostaną dopuszczeni Wykonawcy, którzy nie przesłali wymaganych w ust. 2 dokumentów.
4. Licytacja ma charakter zamknięty tylko dla Wykonawców, zarejestrowanych w systemie licytacji.

§ 5.
Rejestracja

1. Po spełnieniu warunków zawartych w § 4 Wykonawca otrzymuje dostęp do konta poprzez nadanie login-u i hasła, który zostaje przesłany drogą elektroniczną na adres podany w formularzu rejestracyjnym.
2. W czasie licytacji Wykonawca będzie się posługiwał wyłącznie swoim loginem i hasłem.
3. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za ujawnienie przez Wykonawcę login-u i hasła osobom trzecim.
4. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za treść składanych ofert i przyjmuje warunki niniejszego Regulaminu.
5. Realizacja zamówienia następuje od Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę.

§ 6.
Przebieg Licytacji

1. Licytacje elektroniczne ogłaszane będą w miarę potrzeb Zamawiającego.
2. Wykonawca po złożeniu oferty otrzymuje potwierdzenie jej złożenia w formie elektronicznej na adres podany w formularzu rejestracyjnym.
3. Z chwilą złożenia oferty przez Wykonawcę na podstawie login-u i hasła jest on nią prawnie związany.
4. Każdorazowo Wykonawca z najkorzystniejszą aktualnie ceną otrzymuje drogą elektroniczną powiadomienie o złożeniu oferty korzystniejszej.
5. Każdy Wykonawca może dokonać złożenia kolejnej korzystniejszej oferty. Na stronie internetowej podawana jest lista dotychczasowych ofert wraz ze wskazaniem oferty najkorzystniejszej pod względem ceny.
6. Zakończenie licytacji następuje w terminie wskazanym w terminie wskazanym w opisie przedmiotu licytacji.
7. W momencie zakończenia licytacji, dostęp do licytacji zostanie automatycznie zablokowany na stronie internetowej Zamawiającego.
8. Po zakończeniu licytacji Zamawiający powiadomi wszystkich Wykonawców w formie elektronicznej o liczbie złożonych ofert oraz o kwocie najkorzystniejszej oferty.

§ 7.
Realizacja dostaw, usług

1. Realizacja zamówienia następuje od Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę.
2. Zamawiający złoży w formie elektronicznej bądź faksem zamówienie do Wykonawcy, który złożył najkorzystniejszą ofertę.

§ 8.
Problemy techniczne w trakcie prowadzenia aukcji

1. W przypadku wystąpienia problemów technicznych uniemożliwiających złożenie ofert, których usunięcie jest możliwe przed terminem zamknięcia licytacji, Zamawiający wstrzymuje licytację, informując niezwłocznie wszystkich Wykonawców o terminie i warunkach wznowienia oraz terminie zakończenia licytacji.
2. Licytacja jest wznawiana z zachowaniem następujących warunków:
1. uwzględnia się oferty złożone do momentu wstrzymania licytacji,
2. termin zakończenia licytacji zostaje wydłużony o czas wstrzymania licytacji,
3. zamawiający w uzasadnionych przypadkach, o których mowa w § 9, unieważnia licytację, przekazując drogą elektroniczną decyzję o unieważnieniu licytacji.

§ 9.
Unieważnienie licytacji

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia licytacji w razie zaistnienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że realizacja zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było przewidzieć w chwili rozpoczęcia licytacji.
2. Zamawiający unieważnia licytację w szczególności w przypadku uzyskania oferty, która rażąco odbiega od wartości zamówienia dotychczas realizowanego.
3. Zamawiający unieważnia licytację w przypadku braku udziału w licytacji co najmniej dwóch Wykonawców.

§ 10.
Postanowienia końcowe

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany treści niniejszego Regulaminu, o czym powiadomi na stronie internetowej licytacji.
2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.

Klauzula informacyjna dla kontrahentów prowadzących działalność gospodarczą:

W związku z nawiązaną współpracą, informujemy, że Administratorem danych osobowych Wykonawcy przetwarzanych u Zamawiającego jest Białostocki Ośrodek Sportu i Rekreacji w Białymstoku (15-465) mający swoją siedzibę przy ul. Włókiennicza 4 (dalej „My”, „BOSiR” lub „Administrator”), reprezentowany przez Dyrektora.

W sprawach związanych z danymi osobowymi można skontaktować się z powołanym Inspektorem ochrony danych: mailowo na adres iod@bosir.bialystok.pl , bądź listownie na adres korespondencyjny wskazany w umowie.

Wykonawca ma prawo dostępu do swoich danych osobowych, ich poprawiania oraz ograniczenia przetwarzania Twoich danych – w określonych sytuacjach.

Jeżeli Wykonawca uzna, że dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z wymogami prawa, ma prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Adres: Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych Adres: Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Dane osobowe Wykonawcy będą przetwarzane w kilku różnych celach tj. dla prawidłowej realizacji umowy, dla celów podatkowych, a także mogą być przetwarzane dla dochodzenia roszczeń wynikających z przepisów prawa cywilnego, jeśli takie się pojawią.

Podanie przez Wykonawcę danych jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy.

Podstawą prawną przetwarzania danych Wykonawcy jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, (tzn. przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której Wykonawca jest stroną lub do podjęcia działań przed zawarciem umowy).

Odbiorcami danych osobowych będą te podmioty, którym mamy obowiązek przekazywania dane na gruncie obowiązujących przepisów prawa, w tym Urząd Skarbowy, a także podmioty świadczące na naszą rzecz usługi takie jak: dostarczanie przesyłek kurierskich, poczty i hosting.

Dane osobowe będą przez nas przetwarzane przez cały czas, przez który umowa będzie wykonywana, a także później tj. do czasu upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy i w związku z realizacją obowiązku archiwizacyjnego.